Cómo extraer números y datos de una celda de Excel - Guía completa

En la actualidad Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados a nivel mundial para hacer hojas de cálculo, en tal sentido se podrá emplear esta herramienta para tener control sobre diversos procesos que requieren cálculos sencillos y complejos. Así que te permitirá ahorrar tiempo al hacer uso de las funciones o fórmulas para obtener el resultado deseado.

En esta oportunidad te estaremos hablando sobre cómo extraer números y datos de una celda de Excel de manera sencilla, pues verás que existen diversas maneras de realizar esta labor, pero muchas de ellas involucra un gran nivel de trabajo, al emplear fórmulas anidadas y hasta desarrollo de programación en VB para obtener el resultado.

extraer numeros y datos de celda en excel

Pasos para extraer números de una cadena de texto alfanumérica en Excel

En muchos casos las empresas que cuentan con catálogos necesitan separar los números de las letras y por eso mayormente acuden a la herramienta que nos brinda Excel. Sin embargo, este proceso puede ser confuso al principio. Para ello, necesitamos explicar de manera aislada cada una de las funciones que comprenden los pasos. Para esto, solo debemos seguir algunos paso.

Encontrar la posición inicial del número

La posición inicial del número se obtiene mediante tres funciones muy fáciles de utilizar. La primera que implementaremos es la función ENCONTRAR. Ahora bien, esta función requiere dos parámetros, en primero es una matriz que contendrá 10 dígitos del 0 al 9; el segundo se trata de la posición de la celda donde queremos extraer el número.

Es importante destacar, que al implementar funciones matriciales o con argumentos matriciales, es necesario oprimir 'Crtl + Mayús + Intro' para insertarla.

ventana con vista de ejemplo de uso de funcion de relleno rapido en excel

Ahora bien, esta función nos arroja como resultado una matriz de 10 valores. Pues bien, cada uno de estos valores representa el número que se encontró con respecto al primer parámetro de la función ENCONTRAR; si alguno de estos números no fue encontrado, en su lugar, obtendremos un valor de error.

La segunda función que se necesita implementar, es la función SI.ERROR, esta busca los valores de error y lo sustituye por una cadena vacía. Ahora bien, la función requiere dos parámetros, el primero es la matriz y el segundo, el valor por el cual serán remplazados los valores de error.

Por último, necesitamos implementar la función MIN, esta retorna la posición donde empieza la cadena numérica dentro de la celda.

Encontrar la longitud del número

En el caso de conocer la cantidad de números que vamos a extraer dentro de una cadena, es necesario implementar tres funciones del mismo modo.

En primer lugar, utilizaremos la función EXTRAE, esta se utiliza para obtener cada uno de los caracteres de la cadena de forma independiente en una matriz resultante. Requiere de tres argumentos, el primero, es la posición de la celda, el segundo es el tamaño de cada separación (ejemplo un carácter, dos caracteres, 10 caracteres), y el cuarto es 1. Para este caso, el segundo argumento, queda de la siguiente forma =EXTRAE(B4,FILA($1:$99),1).

Lo siguiente que haremos, no será implementar una función, sino una operación. Esta consiste en multiplicar por 1 la función EXTRAE. Pues bien, como mencionamos anteriormente, la función encontrar nos resulta una matriz con cada uno de los valores de la cadena separados de forma individual; ahora bien, al multiplicarlo por 1, nos produce error en los valores que no son numéricos.

Por último, necesitamos utilizar la función CONTAR. Esta nos da como resultado el número de elementos que tiene la matriz sin contar los valores de error. De este modo, tendríamos la longitud de la cadena numérica

Usando relleno rápido

Para hacer uso de la función relleno rápido debes seguir los siguientes pasos, no sin antes considerar que la lista de datos alfanuméricos que tengas debe tener un patrón, de otra manera lamentablemente no funcionará esta opción y deberás hacer uso de recursos como programación en VB o generar funciones anidadas para obtener el resultado:

  1. Considerando que tienes una columna con una lista de datos alfanuméricos con patrones determinados, puedes colocar en las columnas que desees, pero preferiblemente cercana a esta, la columna donde extraerás los datos numéricos y la columna de los datos (Letras)
  2. Suponiendo que en la lista o columna el primer dato alfanumérico que tienes es "ABCP123NUM", necesitarás escribir manualmente en la columna de datos numéricos la expresión 123
  3. Escribe ahora en la columna de datos caracteres (Letras) la expresión restante, por ejemplo "ABCP NUM" o "ABCPNUM". Nótese que ambos casos pueden ser válidos, sin embargo, le darás a la herramienta la forma en que necesitas que extraiga los datos. En el primer caso tienes separados en dos grupos mediante un espacio y en el segundo caso tienes la expresión sin espacios.

vista de resultados de extraccion de datos en excel

Cómo extraer datos de una celda Excel

  1. Una vez hayas realizado los pasos anteriores, deberás elegir la expresión que escribiste en la columna de datos numéricos en conjunto con los espacios vacíos correspondiente a las expresiones que quieres que Excel extraiga, es decir, suponiendo que tienes 300 datos alfanuméricos.
  2. Luego de escribir manualmente el primero de ellos, deberás elegir el primer dato escrito por ti y en la misma columna los otros 299 espacios faltantes.
  3. Con el rango elegido, dirígete a la pestaña de herramientas de Datos y pulsa sobre relleno rápido. El resultado será la extracción de los datos numéricos en las celdas vacías, de acuerdo al patrón que diste al primer número extraído.

Ahora para extraer los datos de Letras deberás hacer el mismo proceso anterior, pero considerando que la columna de trabajo será la correspondiente a los datos (Letras). De igual manera elige el rango de celdas incluyendo la primera donde escribiste manualmente las letras extraídas de la primera expresión y pulsa sobre relleno rápido.

Caracteres al inicio o al final

Para obtener determinados caracteres al inicio o al final de una cadena, es necesario implementar una de las dos funciones que nos permiten esta opción.

La primera de ellas es IZQUIERDA. Esta función sirve para extraer los caracteres de una cadena empezando desde la izquierda; es decir, obtendremos los caracteres al inicio de la cadena.  Para utilizarla, son necesarios dos parámetros: El primero es la ubicación de la celda y el segundo es la cantidad de caracteres que retornará la función.

Por ejemplo IZQUIERDA(B2,10). En este caso, la celda es B2 y 10 es el número de los primeros caracteres que obtendremos de dicha cadena.

La segunda función, es DERECHA. Al contrario que nuestra función anterior, esta nos retorna los caracteres finales de una cadena; su implementación es la misma. Pues bien, requiere de dos parámetros, el primero es la ubicación de la celda y el segundo es la cantidad de caracteres finales que retornaremos de la cadena.

Caracteres intermedios

La obtención de los caracteres intermedios de una cadena son más complejos de conseguir. Esto se debe a que requieren la posición donde inicial y la cantidad de caracteres que vamos a retornar.

Sin embargo, asumiendo que conocemos estos datos, el proceso es bastante sencillo; pues para ello requerimos la función EXTRAE. Ahora bien, en cuanto a los parámetros requeridos, estos son tres: El primero se trata de la posición de la celda, el segundo de la posición inicial de los caracteres que vamos a extraer dentro de la cadena y el último es la cantidad de caracteres que vamos a retornar.

Por ejemplo EXTRAE(C2,17,3), aquí la posición de la celda es C2, la posición desde donde se retornan los caracteres es 17 y la cantidad de caracteres a retornar son 3.

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Extraer la primera palabra

Esto se logra gracias a dos funciones, comenzaremos explicando la primera de ellas, se trata de la función ENCONTRAR; esta la vimos anteriormente con una matriz de números como argumento principal.

Sin embargo, en este caso, el primer argumento será una cadena vacía o un espacio separado por comillas; esto se debe a que ahora necesitamos la posición del primer espacio dentro de la cadena para poder determinar dónde termina la primera palabra.

Ahora bien, la segunda función también la utilizamos anteriormente, se trata de IZQUIERDA, pero en el segundo argumento tenemos la función ENCONTRAR -1. El -1 se utiliza para restarle una posición a la posición del espacio, así nos posicionamos en la última letra de la primera palabra.

En conclusión, un ejemplo nos quedaría de la siguiente forma: IZQUIERDA(C1, ENCONTRAR(' ',C1)-1).

Ventajas que otorga emplear el relleno rápido para extraer datos en Excel

Son muchas las ventajas que tendrás al emplear esta herramienta de Excel, pero sin lugar a dudas la más importante será el ahorro de tiempo, pues verás que para tablas con pocos datos, no hará mucha diferencia el empleo de esta función.

Sin embargo, cuando tengas unos cientos o miles de datos que analizar, te vendrá muy bien contar con este proceso, pues ahorrarás quizás horas de trabajo que podrás aprovechar para realizar otras actividades.

Por otra parte, tendrás otra ventaja importante directa y es que podrás evitar errores de transcripción de los datos que son muy comunes cuando tienes que manejar enormes cantidades de datos de manera manual.

Consideraciones finales

Para finalizar es importante que tengas o cuentes con diversas herramientas para realizar tus labores de manera eficientes, es por ello que te vendrá bien conocer cómo usar la función Extraer en Excel, ya que será un complemento para extraer datos necesarios de una lista.

Asimismo, debes saber que algunas versiones de Excel no tienen habilitada la opción de relleno rápido, para ello puedes consultar el procedimiento de habilitación de relleno rápido en la página oficial de Microsoft.

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