Enterprise Resource Planning: Funcionamiento y usos generales

Si está en la búsqueda de gestionar los objetivos de su empresa, y que resulten de la mejor manera posible, pues necesita implementar el sistema ERP o Enterprise Resource Planning. A continuación, le mostraremos en que consiste este sistema, para qué sirve y cómo le beneficia aplicarlos en la estructura organizacional de la empresa establecida.

Definición de ERP - ¿Qué es un sistema de planificación y recursos empresariales?

La Planificación de Recursos Empresariales, es un software conocido por sus siglas en ingles 'ERP' que vienen de Enterprise Resource Planning, que agrupa y administrar sistemáticamente las actividades de una empresa. La operación de una empresa se divide en diferentes áreas, y para que estas funcionen de manera excelente, se centralizan toda la información utilizando ERP.

Establecer previamente una planificación empresarial, y lograr identificar cuáles son los objetivos que se pueden lograr, para algunos empresarios puede resultar todo un reto. Por eso, el sistema ERP ofrece un apoyo al suministrar datos, que ayudan a visualizar y analizar como se maneja la demanda de los consumidores.

trabajo integral erp

¿Para qué sirve el sistema ERP?

Lo más recomendable es que los emprendedores se planteen la posibilidad de usar este sistema ERP al comenzar su empresa. Ahora mismo, te explicamos para qué sirve este sistema informático en tu empresa, y conoce el resultado que tendrás si lo aprovechas.

  1. Facilitar la información correspondiente para la empresa, de forma inmediata lo que agiliza el desempeño del trabajo de todas las áreas.
  2. Esta tecnología nos ayuda a simplificar el trabajo operativo de cada uno de los departamentos empresariales al maximizar sus procedimientos.
  3. Agiliza la comunicación entre empleados y sus respectivas actividades.
  4. Reestructura los objetivos que no son convenientes, estableciendo innovadoras estrategias.
  5. Centraliza el sistema económico de cualquier tipo de empresa, le da una dirección a lo que verdaderamente es rentable en el mercado.

¿Por qué es importante un sistema ERP?

Es comprensible que cualquier empresa se pregunte sobre los beneficios que el Enterprise Resource Planning le pueda dar, a continuación le mostramos algunos. De esa manera se puede notar la importancia que tiene el sistema ERP para el desarrollo sustentable de una empresa.

  • Desarrollo óptimo de los objetivos principales y secundarios.
  • Centralizar todos los datos de la empresa, con el propósito de automatizar las operaciones, para un mejor rendimiento.
  • Se mantiene actualizada la base de datos.
  • Mayor rentabilidad a bajo costo.
  • Análisis exactos y precisos, asegurados en un mismo sistema de datos.
  • Mantiene a los empleados al día con sus deberes y material de apoyo además de que promueve el trabajo en equipo.
  • Mejor interacción entre la empresa, con los trabajadores y los clientes.
  • Satisfacción de trabajar sobre seguro.
  • Innovación para la empresa, logrando esta ser eficaz y eficiente.
  • Evita la coincidencia con otro modelo empresarial.
  • Ataca las debilidades y fortalece la calidad del trabajo.
  • El sistema ERP se puede ajustar al cambio de la empresa.
  • Mejor seguimiento de las actividades de los empleados.

Tipos de sistema ERP

Encontramos que de acuerdo al concepto ERP existen tres tipos del mismo, siendo el software la principal característica que cambia entre cada uno. A continuación se definen los tipos de sistema ERP:

  • A medida: Este tipo de sistema es personal o 'a medida' de la empresa donde se desea implementar el ERP.
  • Genérico: El sistema ERP genérico puede ser aplicado a cualquier empresa sin importar su sector o características concretas. Se considera que este tipo es el más cercano al concepto base de Enterprise Resource Planning.
  • Pre-parametrizados: Este tipo de sistema ERP es previamente adaptado a las necesidades de la empresa, tanto de tamaño como de mercado. Esto se hace antes de la implantación del mismo.

De igual forma, se puede encontrar que los sistemas ERP pueden ser clasificados en dos tipos de acuerdo a la forma en la que prestan sus servicios. A continuación se definen los mismos.

  • SaaS: Este sistema ERP es conocido como un software de servicio o SaaS del inglés Software as a Service. No necesita tener el software instalado en los equipos de la empresa porque se utiliza una aplicación informática que ofrece los servicios a través de internet.
  • Cloud: En este caso el sistema ERP es personalizado, pagando únicamente las funcionalidades necesitadas que se pueden encontrar en un catálogo. Es una forma de sistema que es flexible y que se adapta a la empresa.

Cabe destacar que por lo general, el sistema ERP es on-premise, o sea, que se requiere de la instalación del software en los equipos de la empresa. Generalmente esto es realizado por los técnicos certificados de la compañía que provee el servicio ERP.

empresario eligiendo erp

¿Cómo funciona el sistema ERP en una empresa?

Básicamente, el sistema ERP busca unificar todos los procesos de una empresa, eliminando base de datos paralelas. De esa manera se consigue tener un mejor control sobre todos los departamentos, reduciendo los errores y facilitando accesibilidad a la información de manera global.

De igual manera, automatiza los procesos para facilitar toda la gestión ofreciendo distintos módulos de trabajo para cada área de la empresa. A continuación mencionamos las principales características de un sistema ERP y cómo contribuyen en una empresa.

Principales características de un sistema ERP

Vamos a destacar las características principales de este sistema de aplicaciones informáticas, que destaca el gran valor de su gestión.

  • Centralización: La mayoría de las empresas la aplican en la administración general de sus negocios, y es innegable el eficaz acceso a la información interna.
  • Modulable y flexible: Se adapta a las diferentes funciones que maneja cada empresa en particular y a los cambios de productividad que se van generando. Así mismo, se ajusta a las necesidades que surgen en el proceso buscando soluciones que beneficie a todas las áreas de la empresa.
  • Integral: Permite un flujo de comunicación constante entre los diferentes departamentos que laboran en la empresa.
  • Sencillo: Su estructura es de fácil manejo.
  • Sistema único: Provee permisos para que diferentes usuarios ingresen a los datos centralizados, es una valiosa inversión que debería hacer una empresa.
  • Conexión desde la nube: Puede buscar la información de los datos desde cualquier punto con conexión a internet.

Departamentos que se centralizan

Algunos departamentos son Gestión de Proyectos, Producción, Contabilidad,  Recursos Humanos, Logística e Inventario y  Compras-Ventas. Es posible que haya más áreas que tomar en cuentas, dependerá de la empresa y el servicio que ofrezcan, pero estos son los principales.

Ejemplo aplicado de un sistema ERP en una empresa

A modo de ejemplo, simularemos el proceso de compra y venta de una empresa de sillas, de manera que se entienda mejor cómo funciona un sistema ERP.

  1. El vendedor registra en el sistema la venta de una silla que fue solicitada por un cliente.
  2. Enseguida, el sistema lanza una notificación al módulo de Producción para producir la silla de acuerdo a los datos ingresados por el vendedor.
  3. Así mismo, el módulo de Logística e Inventario es notificado para que realice el control de inventario de las sillas disponibles.
  4. En caso de ser necesario, el módulo de Logística e Inventario notificará al módulo de Contabilidad sobre los costos de reposición de la silla que se acaba de vender. De igual forma el módulo encargado del inventario repone el producto en el sistema.
  5. El módulo de Contabilidad recibe al mismo tiempo la notificación para que cobre la silla vendida.
  6. Seguidamente Contabilidad recibe toda la información pertinente sobre costos y facturación.
  7. El módulo de Logística e Inventario, después de que Contabilidad confirme el pago por la silla, tendrá que programar la entrega de la misma. Esto lo hace considerando las distintas variables involucradas.

De esta manera un sistema ERP puede facilitar todo el proceso de una empresa, con toda la transparencia necesaria para hacerlo de forma rápida. Cabe destacar que los procesos varían de acuerdo al sector y tamaño de la empresa donde se aplique el sistema.

¿Cómo saber si es recomendable implementar un sistema ERP en una empresa?

A medida que una compañía empieza a crecer, o simplemente empieza a funcionar, es necesaria una modernización que les permita simplificar procesos. Los expertos en negocios siempre recomiendan implementar un sistema ERP, sin importar el tipo de empresa que sea.

Esto se debe a que, sin importar el tamaño de la empresa, el control y optimización de todos los procesos siempre será positivo para el desarrollo sustentable de la misma.

unificacion de procesos con erp

ERP para empresas pequeñas

En pequeñas empresas la implementación de un sistema ERP es beneficioso porque asegura las bases de su funcionamiento. Así mismo, reduce al mínimo el error unificando todos los departamentos en un solo software. Lo que se debe tener en cuenta es la capacidad que tenga el sistema ERP para adquirir el más adecuado a las necesidades de la empresa.

La implementación de un sistema Enterprise Resource Planning en una pequeña empresa siempre es recomendable si se desea tener mayor rapidez de trabajo, recuperar la inversión hecha y ahorrar tiempo y recursos.

ERP para empresas grandes

En el caso de las grandes empresas, un sistema ERP es casi obligatorio porque permite un control total, transparente y eficiente de todos los datos de la misma. De esa manera se aumenta la productividad y hace a los trabajadores más eficientes. Así mismo permite una mejor organización en un gran volumen de procesos a realizar.

Esto último es importante porque en empresas grandes hay un mayor volumen de pedidos por lo que se debe tener un control más minucioso. El sistema ERP es de gran beneficio para empresas de gran nivel porque ayuda resolver cualquier problema que pueda surgir en la actividad comercial.

¿En qué casos no se recomienda el sistema ERP de una empresa?

Por lo general, siempre se recomienda la implementación de un sistema ERP en una empresa para incrementar su productividad. Sin embargo, el único momento en el que se podría decir que no se recomienda el sistema ERP de una empresa es cuando apenas está iniciando sus funciones.

No obstante, esto se debe meramente a cuestiones económicas más no de desarrollo porque siempre se debería tener un sistema ERP. Sobre todo si el volumen de pedidos es grande.

mayor control con un sistema erp

¿Cuáles son los sistemas ERP más usados?

En el mercado se pueden encontrar una gran variedad de sistemas ERP de distintas empresas, de acuerdo a sus posibilidades. A continuación se mencionan los más utilizados de acuerdo a las empresas que los desarrollan.

  • Oracle: Empresa que desarrolla bases de datos que luego empezó a implementar ERP. Su basta experiencia les proporciona un sistema de gran control y calidad.
  • SAP: Uno de los sistemas ERP más implementados hoy en día, que cuenta con un gran número de funciones.
  • Epicor: Este sistema ERP busca cubrir las necesidades de medianas y pequeñas empresas de distintos sectores comerciales. Ofrece paquetes de características y funcionalidades de acuerdo a la necesidad de la empresa.

Todo empresario desea ver su empresa prosperar y tener las menores perdidas posibles, para lograrlo se requiere determinación para establecer sistemas como el de Enterprise Resource Planning. Es muy importante tener estrategias bien planificadas, eso producirá beneficios desde sus comienzos hasta para el futuro y así tenga una economía sostenible.

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